4.1 Zoom – vägledning

Vad är Zoom?

Zoom är en populär plattform för videokonferenser och virtuella möten. Här är stegen för att komma igång med att använda Zoom:

  1. Gå till Zooms hemsida (https://zoom.us) och klicka på “Logga in” i det övre högra hörnet.
  2. Om du inte redan har ett konto kan du klicka på “Registrera dig” för att skapa ett konto gratis. Om du redan har ett konto, logga in med ditt användarnamn och lösenord.
  3. När du är inloggad kan du skapa ett nytt möte genom att klicka på “Nytt möte” i huvudmenyn. Alternativt kan du också ansluta till ett befintligt möte genom att ange mötes-ID:t i “Anslut till möte”-fältet på huvudskärmen.
  4. När du har startat eller anslutit till ett möte kommer du att se ett antal alternativ längst ner på skärmen, inklusive möjligheten att starta eller stoppa video, tysta eller aktivera mikrofonen och dela skärmen.
  5. Du kan också bjuda in andra personer att delta i mötet genom att klicka på “Bjud in” och skicka en inbjudan via e-post eller länk.
  6. Under mötet kan du också använda chatten för att skicka meddelanden till andra deltagare och använda virtuella handuppräckningar för att indikera att du vill säga något eller ställa en fråga.
  7. När mötet är slut kan du klicka på “Avsluta möte” längst ner på skärmen för att avsluta sessionen.

Zoom erbjuder också många andra funktioner, inklusive möjligheten att spela in möten och använda virtuella bakgrunder. För att lära dig mer om dessa funktioner och hur man använder dem kan du kolla på Zooms dokumentation eller ta en online-kurs om Zoom

Annotate – rita

Annotation är en funktion i Zoom som låter deltagare i ett möte rita och markera på skärmen i realtid. Det kan vara till hjälp vid presentationer, undervisning eller andra samarbeten där det är viktigt att kunna markera eller rita på en delad skärm.

För att använda Annotation i Zoom, följ dessa steg:

  1. Starta eller anslut till ett Zoom-möte.
  2. När skärmen delas klickar du på “Annotate” längst upp på skärmen. Detta öppnar menyn för Annotation.
  3. Välj den typ av verktyg som du vill använda genom att klicka på dess ikon. Verktygen inkluderar pennor, markörer, textverktyg, radergummi och mer.
  4. Använd verktygen för att markera och rita på skärmen. Du kan ändra verktyg och färger efter behov.
  5. När du är klar, klicka på “Stop Annotate” för att stänga funktionen.

Observera att Annotation-funktionen är tillgänglig endast för deltagare som använder en dator eller surfplatta. Om du är ansluten via mobilapp kan du inte använda Annotation-funktionen.

Att använda en whiteboard i ett digitalt möte kan vara ett effektivt sätt att samarbeta och visualisera idéer i realtid. Här är några steg för att använda whiteboard-funktionen i Zoom:

  1. Starta eller anslut till ett Zoom-möte.
  2. Klicka på “Delad skärm” i verktygsfältet längst ned på skärmen.
  3. Klicka på “Whiteboard” för att välja denna funktion.
  4. Använd verktygen längst upp på skärmen för att rita eller skriva på whiteboarden. Verktygen inkluderar pennor, markörer, textverktyg, radergummi och mer.
  5. Du kan också importera bilder och dokument till whiteboarden genom att klicka på “Importera” och välja en fil.
  6. När du är klar med att använda whiteboarden, klicka på “Avsluta” längst upp till höger på skärmen för att stänga den.

Observera att whiteboard-funktionen endast är tillgänglig i Zoom-möten som hålls på datorer eller surfplattor. Om du ansluter till mötet via en mobilapp kan du inte använda whiteboard-funktionen.

Alternativt kan du använda en separat whiteboard-app eller webbsida som du kan dela med deltagare i mötet. Det finns många olika appar och webbsidor för digitala whiteboards att välja mellan, inklusive Google Jamboard, Miro och Microsoft Whiteboard.



4. Digital vägledningssamtal

Samtal på distans, eller digitala samtal, kan genomföras på olika sätt beroende på vilken teknik som används och vilken plattform som valts. Här är några vanliga sätt att genomföra samtal på distans:

  1. Videochatt: Detta är ett vanligt sätt att genomföra samtal på distans. Det innebär att båda parterna använder en videochattplattform, såsom Skype, Zoom eller Google Meet, för att se och höra varandra i realtid. Detta ger en nästan lika personlig upplevelse som ett traditionellt samtal ansikte mot ansikte.
  2. Telefonsamtal: Ett annat sätt att genomföra samtal på distans är genom ett telefonsamtal. Detta är enkelt att använda och kräver ingen speciell utrustning, men det kan sakna den visuella dimensionen som är närvarande i videochatt.
  3. Chatt eller e-post: Om en mer informell kommunikation räcker till, kan samtal på distans också genomföras genom chatt eller e-post. Detta kan vara ett lämpligt alternativ för kortare samtal eller för elever som föredrar att kommunicera skriftligt.

För att genomföra samtal på distans behövs tillgång till en stabil internetuppkoppling och lämplig teknisk utrustning, såsom en dator eller en mobiltelefon med en kamera och mikrofon. Det är också viktigt att välja en plattform som är säker och tillförlitlig, och som respekterar elevernas och yrkesvägledarnas integritet och personliga information.

Det finns en del forskning som har undersökt effektiviteten av digitala studie- och yrkesvägledningssamtal. En del av dessa studier har jämfört digitala samtal med traditionella samtal på olika områden, såsom kvaliteten på interaktionen, elevernas tillfredsställelse och de upplevda fördelarna och nackdelarna med digitala samtal. Här är några av de viktigaste rönen:

  1. Kvaliteten på interaktionen: En studie från 2018 undersökte kvaliteten på interaktionen mellan yrkesvägledare och elever i digitala samtal jämfört med traditionella samtal. Forskarna fann att kvaliteten på interaktionen var liknande mellan de två grupperna, och att digitala samtal var ett effektivt sätt att leverera karriärplaneringstjänster till elever.
  2. Elevernas tillfredsställelse: En annan studie från 2018 undersökte elevernas uppfattning om digitala samtal. Forskarna fann att eleverna var generellt nöjda med digitala samtal och att de upplevde att de fick lika mycket stöd som i traditionella samtal.
  3. Fördelar och nackdelar: En studie från 2019 undersökte fördelarna och nackdelarna med digitala samtal för elever. Forskarna fann att fördelarna inkluderade flexibilitet, tillgänglighet och bekvämlighet, medan nackdelarna inkluderade en känsla av distans och svårigheter med tekniken.

Sammanfattningsvis visar forskningen att digitala samtal kan vara ett effektivt sätt att leverera karriärplaneringstjänster till elever och att eleverna generellt är nöjda med digitala samtal. Samtidigt finns det fördelar och nackdelar med digitala samtal som bör tas i beaktning.

Här är några tips på hur du kan bygga och upprätthålla en relation med en klient genom online-vägledning:

  1. Skapa en välkomnande och säker miljö: Se till att klienten känner sig välkommen och trygg från första början genom att skapa en välkomnande och säker online-miljö. Detta kan inkludera att använda en plattform eller ett verktyg som klienten är bekväm med, att se till att uppkopplingen är stabil, och att informera klienten om sekretess och GDPR-rutiner.
  2. Skapa en personlig kontakt: Skapa en personlig kontakt genom att lyssna aktivt, ställa frågor och visa empati. Detta kan hjälpa till att skapa tillit och en känsla av att du bryr dig om klientens behov och mål.
  3. Använd video: Att använda video kan hjälpa till att skapa en mer personlig kontakt än bara röst- eller textkommunikation. Det kan också hjälpa till att utveckla en bättre förståelse för klientens kroppsspråk och icke-verbala signaler.
  4. Använd olika kommunikationskanaler: Använd olika kommunikationskanaler som e-post, chatt, video och telefon för att skapa en varierad och omfattande kommunikation. Detta kan hjälpa till att anpassa kommunikationen efter klientens preferenser och behov.
  5. Skapa tydlighet och förutsägbarhet: Skapa en tydlig struktur och rutin för kommunikationen och vägledningsprocessen. Detta kan hjälpa till att skapa en känsla av förutsägbarhet och stabilitet, vilket kan vara särskilt viktigt i en osäker tid.
  6. Följ upp: Följ upp med klienten regelbundet för att visa att du bryr dig och fortsätta att bygga och upprätthålla relationen. Detta kan också hjälpa till att identifiera eventuella problem eller behov som klienten har och ta itu med dem på ett tidigt stadium.

Sammanfattningsvis är det möjligt att bygga och upprätthålla en relation med en klient genom online-vägledning. Genom att skapa en välkomnande och säker miljö, skapa en personlig kontakt, använda olika kommunikationskanaler, skapa tydlighet och förutsägbarhet, och följa upp regelbundet kan du bygga och upprätthålla en effektiv och meningsfull relation med dina klienter.

Vid digitala vägledningssamtal är det fortfarande viktigt att skapa en interaktiv och engagerande miljö. Här är några tips för att skapa en sådan miljö vid digitala vägledningssamtal:

  1. Använd en lämplig plattform: Välj en plattform för vägledningssamtalen som är lämplig för samtal och har funktioner som möjliggör interaktivitet, som exempelvis en whiteboard eller delning av skärmar.
  2. Skapa en bekväm miljö: Det är viktigt att skapa en bekväm miljö för eleverna att delta i samtalet. Detta kan inkludera att ha en tyst plats för samtalet, en funktionell mikrofon och webbkamera.
  3. Aktivt lyssnande: Aktivt lyssnande är fortfarande viktigt vid digitala vägledningssamtal. Det kan vara svårare att uppmärksamma kroppsspråk och andra icke-verbala signaler vid digitala samtal, så se till att använda verbal feedback och ställa följdfrågor för att visa att du är engagerad i samtalet.
  4. Använd interaktiva funktioner: Använd interaktiva funktioner på den valda plattformen, som exempelvis delning av skärmar och whiteboard, för att göra samtalet mer interaktivt och engagerande. Detta kan hjälpa eleverna att visualisera idéer och diskutera karriärmål på ett mer konkret sätt.
  5. Använd visuella hjälpmedel: Precis som vid fysiska möten kan användning av visuella hjälpmedel som bilder, diagram och skisser hjälpa eleverna att förstå ämnet bättre och skapa en mer dynamisk diskussion.
  6. Använd positiv feedback: Använd positiv feedback för att uppmuntra eleverna att fortsätta att engagera sig i samtalet. Att berömma elevernas prestationer och styrkor kan öka deras självförtroende och motivation.

Sammanfattningsvis är det fortfarande möjligt att skapa interaktiva och engagerande vägledningssamtal vid digitala möten. Genom att använda en lämplig plattform, skapa en bekväm miljö, använda aktivt lyssnande, interaktiva funktioner, visuella hjälpmedel och positiv feedback, kan man skapa en dynamisk och engagerande miljö för eleverna.